Tres envíos con finalidades distintas

Envío de una propuesta de distribución (búsqueda de distribuidor)
Se trata de una propuesta de colaboración  de índole comercial,  planteada por una empresa española a otra extranjera. Las más usuales son la PROPUESTA DE DISTRIBUCION y la PROPUESTA DE DISTRIBUCION CRUZADA (de utilidad para fabricantes de productos industriales que pretenden introducirse en mercados muy maduros como por ejemplo el alemán).
En este caso no deberíamos de valorar aspectos relacionados con el SPAM porque, aunque pueda ser un envío masivo (que generalmente no lo es) y no solicitado, no incorpora publicidad. Se trata de una propuesta de colaboración, ni más ni menos.  

Envío de publicidad puntual
En este grupo englobamos todos los envíos en los que hablamos de nuestra empresa: un nuevo producto, un nuevo envase, la obtención de una certificación ISO, la puesta en marcha de una nueva fábrica, un acuerdo de distribución, la asistencia como expositor a una feria, etc… TODO es publicidad.
En este caso, sí deberemos tener en cuenta una serie de precauciones relacionadas con el envío de correos publicitarios no deseados (SPAM), sobre todo en determinados países del primer mundo.  

Envío de news
El news está pensado para mantener el contacto con empresas que ya les conocen aunque también podamos utilizarlo para las que no.
Una de las consecuencias de esta crisis es que las empresas disponen de muy pocos recursos ociosos, las personas del departamento comercial son las justas para atender el día a día y no suelen ser suficientes para atender satisfactoriamente a las empresas (¤) y ni siquiera atender a las empresas (¤).  

¤ Clientes AAA ü
¤ Clientes A ü

¤ Clientes B
¤ Clientes C
¤ Clientes que no han consumido durante los últimos seis meses
¤ Ex-clientes que actualmente están comprando a un competidor
¤ Clientes potenciales que ya les conocen (visitantes feria, solicitud de información…)
¤ Clientes potenciales que no les conocen  

Con el envío de un news conseguiremos algo que muchas empresas no se pueden permitir: mantener el contacto cuando no hay de por medio un pedido. Sin necesidad de visitarle, de llamarle… El tiempo se ha convertido en un recurso escaso. A través del news le mantendremos informado y mantendremos el contacto. El objetivo es transmitir a estas empresas  que estamos a su disposición y nos seguimos acordando de ellas. Así de simple. Haciéndolo de una forma ordenada, incorporando info de interés, realizando envíos periódicos  pero sin llegar a ser pesados, es posible de que llegado el momento en que requieran de nuestro producto, nos llamen.
Obviamente no es una solución perfecta pero presenta una balanza eficacia-coste muy favorable.    


ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA LOS ENVÍOS POR CORREO ELECTRÓNICO  

El mail debe incorporar un asunto que despierte interés
Si no somos capaces de "sobrevivir" en la bandeja de entrada, nada de todo el trabajo posterior tendrá sentido. En muchos países de UE, si no nos conocen, difícilmente abrirán el correo. Hemos de ser creativos y pensar en un asunto que incite a ello.

El texto debe ser claro y concreto
Tenemos más posibilidades de que el mail sea abierto cuando en el asunto figura el nombre del destinatario o en su defecto, el nombre de la empresa, que si figura un texto generalista sin ningún dato de contacto.

El mail debe ir personalizado en el asunto y en el cuerpo del mensaje
Hemos de ser capaces de explicar el objeto de nuestro envío en las primeras cuatro líneas. Se lee en diagonal y los correos con mucho texto, asustan. La máxima de Santo Tomás de Aquino “lo bueno, si breve, dos veces bueno” tiene plena vigencia.

Según el perfil del destinatario y país, deberemos optar por idioma nativo o por inglés
Hay países que permiten la utilización del inglés con mejores resultados que otros. Por poner un ejemplo: Escandinavia: Suecia, Noruega y Dinamarca versus países mediterráneos como Italia, Grecia o Turquía. Por otro lado, el perfil de las empresas también es una variable a ponderar. No es lo mismo una propuesta de colaboración a empresas de componentes de automoción de la República Checa acostumbradas a relacionarse comercialmente con el exterior que un envío news a los 2.300 instaladores eléctricos acreditados por la Superintendencia de Electricidad y Combustibles de Chile.
Tengan presente que los correos de vuelta siempre vendrán en el mismo idioma que hemos utilizado en el envío.

Debe incorporar un máximo de 1-2 fotografías
No todos los países disponen de ADSL con banda ancha. Enviar un mail con fotografías incrustadas puede ser un problema en muchos países donde un correo electrónico > 100kb es un lujo. Por otro lado, efectuar un envío sin incorporar las fotografías y permitir que el destinatario las descargue, suele funcionar con usuarios que conocen nuestra empresa, pero difícilmente nos resultará cuando somos unos desconocidos.  

Debe incorporar los links necesarios pero sin excederse
Es probable que un mail con muchos links, sea considerado como “correo no deseado” y enviado a la bandeja correspondiente o simplemente, eliminado.    

No debe incorporar ficheros adjuntos
Son muchas las personas que tienen configurada su cuenta de correo en el smartphone (Blackberry, Iphone…). Enviar un correo electrónico que no ha sido solicitado adjuntando un catálogo general de productos en PDF no es una buena idea…  

El envío debe de realizarse en los días y horario adecuados
Tenemos más posibilidades de "sobrevivir" cuando p.e. el envío es a media mañana que cuando ha sido realizado en horario nocturno y nuestro destinatario comienza su jornada de trabajo, con prisas, eliminando todo el correo no prioritario y centrándose en el que sí lo es. La elección del día también ayuda. Generalmente los jueves-viernes son más "tranquilos" que los lunes.

El sistema de envío debe permitir hacer un seguimiento posterior

Para publicidad o news, deberemos ir con mucho cuidado en países donde el envío de SPAM es un problema
Deberá eliminar direcciones de correo con dominios críticos como p.e. AOL en Alemania. Deberá identificar correctamente tarjets que guarden relación con su actividad. Deberá gestionar adecuadamente las bajas (remove)...

En el caso de tratarse de un news, debe incorporar una parte de publicidad y otra de información

En el caso de tratarse de un news, no enviar si no hay nada nuevo que decir
La periodicidad de los envíos vendrá determinada por la capacidad de la empresa de "explicar" cosas nuevas. Es posible que una industria fabricante de aspas para los aerogeneradores no tenga tantas novedades como un fabricantes de cosmética. Para el primero un news anual quizás es suficiente. La empresa de cosmética podría plantearse un news trimestral.


ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA LOS ENVÍOS POR CORREO POSTAL

La base de datos debe de ser fiable y actualizada.
La carta debe ir personalizada.
La carta debe incluir un asunto.
La carta debe ser concreta y clara. Como máximo ¾ de página.
Debe de ir firmada de puño y letra en color distinto al negro.
Para envíos de publicidad y sólo para empresas que disponen de delegación en el país o bien tienen un distribuidor con una relación comercial estrecha, deberán valorar el franqueo desde el propio país a través de tarifas equivalentes al “publicorreo” de Correos y Telégrafos de España.

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